Fischereiverband Oberbayern e.V.

Verband für Gewässer- und Artenschutz

Neues Adressmanagementsystem für Bezirksfischereiverbände und Landesfischereiverband

Bild: Neues Adressmanagementsystem für Bezirksfischereiverbände und Landesfischereiverband

Damit der Fischereiverband Oberbayern seine Vereine und Mitglieder künftig besser erreichen und Zusendungen gezielter versenden kann, optimieren und digitalisieren wir gemeinsam mit dem Landesverband und den weiteren Bezirksverbänden im "Arbeitskreises Digitalisierung" unsere Verwaltung. Erfahren Sie hier, warum genau dabei auch ein neues Adressmanagementsystem eingeführt wird.

 

Anlass für die Gründung des sogenannten Arbeitskreises Digitalisierung waren unbefriedigende und umständliche Arbeitsabläufe bei der Meldung von Versicherungsfällen, gehäufte Fehlermeldungen und Retouren beim Versand der Mitgliederzeitschrift, die Kritik an der Nutzung von Beitragsmarken als Relikt aus vergangenen Zeiten und die zunehmenden Forderungen zur digitalisierten Meldung für die Dienste von Drittanbietern, wie bei der GEMA.

In mehreren Sitzungen haben Vertreter der Bezirksfischereiverbände und des Landesfischereiverbandes ihre Anforderungen an eine gemeinsame Plattform zur Verwaltung von Mitgliedsdaten formuliert. Grundlegend ist die Vergabe von Mitgliedsnummern nach einem einheitlichen System und der Datenschutz.

Bezirksverbände und LFV haben nun ein einheitliches Adressmanagementsystem abonniert, in das die vorhandenen Mitgliederdaten im Lauf des Jahres eingespielt werden. Die Bezirksverbände verwalten wie bisher die Daten ihrer Mitglieder, aber jetzt alle mit einheitlich aufgebauten Mitgliedsnummern und alle mit der gleichen Software. Der LFV hat weiterhin keinen Zugriff auf diese Daten, nutzt die Software aber für seine eigenen Verteiler.

 

Die Vorteile für die Mitglieder:

Vereinfachte und schnellere Abwicklung von Versicherungsfragen

Beispiel:

Strafanzeige PETA wegen angeblicher Tierquälerei: Ein Vereinsvorsitzender und einige Mitglieder des Vereins erhalten am Freitag den Brief von der Staatsanwaltschaft mit Vorladung von der Polizei zum Verhör am Montag. Schön wäre es jetzt, wenn die Betroffenen direkt Kontakt mit der Versicherung aufnehmen könnten. Da die Versicherung aber nicht feststellen kann, ob die Versicherten zum Rahmenvertrag mit dem LFV gehören, muss folgendes passieren: Meldung der Betroffenen beim zuständigen BFV, der die Mitgliedschaft bestätigt und das Schadenformular an den LFV (Versicherungsnehmer) schickt, der es dann an die Versicherung weitergibt.

Wesentlich schneller und effektiver wäre eine Webseite des LFV und der BFV nur für Mitglieder, in die sich die Mitglieder mit ihrer Nr. einloggen zum Button Versicherungen gehen, dort werden die einzelnen Versicherungen vorgestellt, damit man im Schadenfall weiß wohin; es werden Rechtsanwälte aus jede Bezirk genannt, an die man sich wenden kann, wenn man selbst keinen kennt. Das Schadenformular ist hinterlegt, kann online ausgefüllt werden und wird mit dem Button „senden“ an die Versicherung, den Versicherungsmakler, den LFV und den zuständigen BFV geschickt. Die Versicherung kann gleich prüfen, der Makler ist involviert, falls es zu Rückfragen zum Vertrag kommt (meist Selbstbehalt), der LFV und der BFV können sofort unterstützen. Außerdem bekommen sie eine Übersicht, welche Versicherungsfälle gehäuft auftreten, und ob es sinnvoll ist, auch andere Versicherungen mit günstigem Rahmenvertrag abzuschließen.

Fehlerfreier Versand der Mitgliederzeitschrift Bayerns Fischerei + Gewässer:

Das neue Adressmanagementsystem unterstützt die BFV bei der Pflege der Abonnentendaten. Es gleicht automatisch nach verschiedenen Kriterien ab, ob die Adresse mehrfach hinterlegt ist. Bei der Erfassung von Änderungen wird mitgespeichert, wer wann welche Eintragung vorgenommen hat und auf welchen Hinweis (z.B. Adressänderung gemeldet vom Verein oder direkt vom Mitglied). So weiß der Bearbeiter bei Dubletten gleich wo er zurückfragen kann: Das erspart Ärger bei den Mitgliedern und Kosten beim Versand.

 

Planung für die Zukunft:

Mitgliedsausweis statt Beitragsmarken

Viele Vereine geben die Beitragsmarken des LFV nicht mehr aus, weil sie den Mitgliedern und den Vereinen keine Vorteile bieten, sondern die Verteilung nur zusätzliche Arbeit bedeutet.

Ein elektronischer Mitgliedsausweis für das Smartphone, der bei Bedarf auch ausgedruckt werden kann, bietet aber Vorteile, z.B. beim Einkauf von Angelgeräten bei Herstellern, die Rabatte bieten oder bei der Organisation von Vereinsveranstaltungen oder Königsfischen, bei denen ein QR-Code auf dem Ausweis zur Bestätigung der Mitgliedschaft nur eingelesen werden muss, statt mehrere Personen am Eingang zu postieren, die Papierlisten durchforsten.

Mitgliederservice schnell und unkompliziert

Es ist geplant, dass nach der Umstellung auf der Homepage des LFV ein Bereich nur für Mitglieder eingerichtet wird, auf der sich die Mitglieder mit ihrer Mitgliedsnummer einloggen können. Das System prüft, ob die Mitgliedsnummer hinterlegt ist und die Mitglieder haben dann die Möglichkeit, verschiedene Angebote schnell und unkompliziert wahrzunehmen (Schadenmeldung Rechtsschutzversicherung, verbilligte Angebote Versicherungen, KFZ-Kauf …). 

Das gilt natürlich nur für Mitglieder, die namentlich gemeldet sind. Wenn Vereine nur die Anzahl der Mitglieder melden, können deren Mitglieder den Service so unkompliziert nicht nutzen.

Es gibt zahlreiche weitere Beispiele bei denen es sinnvoll ist, die Größe des Verbandes auszuspielen, um Rabatte für Mitglieder zu akquirieren, wie bei der GEMA (Meldungen sind da ab diesem Jahr auch nur noch digital möglich), Software für Meetings und Schulungen (z.B. Rahmenvertrag Cisco Webex), Drohnen-Versicherung und vieles mehr.

Fang- und Besatzdatenbank

Der LFV entwickelt eine Fang- und Besatzdatenbank für Vereine, die den Vorgaben des Fischereirechts entspricht und verschiedene Servicemöglichkeiten für die Vereine bietet. Die Zugangsberechtigung wird mit den Mitgliedsnummern wesentlich vereinfacht.

Zugang für Vereine

In Zukunft können auch die Vereine einen Zugang für die Adressen ihres Vereins auf das Adressmanagementsystem erhalten und Adressänderungen direkt einpflegen.

 

Antworten auf grundlegende Fragen:

Welche Vorteile bietet die neue Software den Vereinen und Mitgliedern?

Im Wesentlichen geringere Fehleranfälligkeit, schnelleren und umfangreicheren Mitgliederservice, Zeit- und Kostenersparnis.

Müssen Vereine von Beitragsmarken auf Mitgliedsausweise umsteigen?

Nein, aber der Umstieg erleichtert ihnen und ihren Mitgliedern die Teilhabe an den Services und Rabatten der Fischereiverbände und des Landesfischereiverbandes.

Ändert sich etwas am Datenschutz?

Alleine durch die Umstellung auf eine andere Software nicht. Die Berechtigungen für Zugriff und Verarbeitung der Daten bleibt gleich. Die Umstellung wird vom Datenschutzbeauftragten des Landesfischereiverbandes, der WGM Consulting GmbH begleitet. Sollten neue Berechtigungen notwendig werden, wird er darauf achten, dass die Datenschutzgrundverordnung eingehalten wird.